College of Osteopathic Medicine - Olá, alunos, tudo bem? Hoje nós iremos trabalhar com o conteúdo de arquivologia, especificamente as origens e circunstâncias. Até por isso a nossa webaula é um pouco mais extensa do que a unidade 1, que é a introdução da disciplina. Quando nós falamos de organização, nós falamos de um sistema conjunto de atividades, atividades humanas que nós, enquanto profissionais da área pública, atuamos diretamente com tais atividades dentro das organizações. Essas atividades englobam uma série de procedimentos que estão vinculados à comunicação interna, conforme nós trabalhamos na unidade 1 da disciplina. A comunicação interna trabalha com fluxos, com rotinas, com processos e com procedimentos. Arquivo é um procedimento, arquivo é um processo e nós precisamos entender alguns princípios arquivísticos para que possamos atuar diretamente nessa área. Normalmente nas organizações nós encontramos de tudo dentro do mobiliário do arquivo, menos o que deveria estar dentro do mobiliário do arquivo. Que seria, então, um arquivo? Arquivo tem uma definição polissêmica do termo, que significaria informações que são normalmente registradas e produzidas dentro das organizações que dão suporte a qualquer natureza, seja ela orgânica mas também à natureza arquivística do processo. Nós, durante o processo dos arquivos, nós temos vários acervos documentais com conteúdos onde nós registramos a memória, seja ela histórica, seja ela administrativa das organizações. O arquivo se relaciona diretamente ao processo de gestão da informação porque ele também possui um conceito amplo e abrangente. Dentro do processo de gestão da informação, a informação é um fragmento, ela não tem uma interligação se nós não utilizarmos o processo de comunicação. O arquivo é um processo de comunicação documental e escrito dessas organizações que normalmente nós não podemos eliminar, descartar, sem que nós sigamos alguns procedimentos específicos da tabela de temporalidade. A gestão da informação e arquivo, se nós formos retroceder a um processo histórico, no Brasil nós tivemos esse reconhecimento de área a partir do ano de 1996, ou seja, é o campo que a gestão da informação, vinculada diretamente à arquivologia começa a ser valorizada dentro do campo brasileiro. Até então nós tínhamos profissionais executando várias atividades, apenas como como procedimentos registrados, mas não como partes integrantes e integradas das organizações públicas. A gestão da informação no Brasil, então, passa a ter uma valorização muito grande no século XX. e aí, a partir dessas reformas, nós começamos a estruturar uma série de atividades administrativas e também que eram burocratizadas dentro das organizações. Não que elas hoje não sigam mais um padrão, um protocolo burocratizado, mas a tendência dos profissionais modernos é deixar a informação o mais rapidamente disponível, sempre que necessário, nós possamos consultá-la. O arquivo permite isso. Um arquivo bem organizado permite duas vezes isso. Então, quando nós falamos dessa gestão, nós estamos falando de uma gestão de documentos com uma nova profissão, ou seja, o profissional de tecnologia é um gestor de documentos dentro das organizações. O profissional que trabalha na área de tecnologia de administração pública é um gestor de documentos ou ele precisa entender minimamente desse processo de gestão de documentos dentro da organização. Ou seja, nós precisamos aprender a diferenciar de um documento qual é o valor secundário e qual é o valor primário desse documento. Se eu quiser começar um processo de arquivologia, um resgate da informação documental dentro das organizações, minimamente saber o que é um documento primário, o que é um documento secundário faz parte do rol das minhas atribuições. Normalmente o arquivo integra a gestão da empresa. Então aí o que acontece? Nós tivemos vários problemas que basicamente o Brasil passou que o arquivo passa a ganhar uma determinada relevância. Na década de 40, nós tínhamos um Brasil rural extrativo, no qual não havia necessidade de nós termos um trâmite de documentação interna dentro das organizações. Nós tínhamos grandes massas documentais arquivadas ou apenas jogadas, chamadas como arquivos mortos, dentro das organizações, muitos deles colocados em sótãos ou em porões úmidos, não bem condicionados onde as informações se perdiam com muita rapidez. Ou seja, tais informações, a partir da década de 40, começaram a ser valorizadas até por uma questão de um resgate daquela organização. E aí, dentro desse processo arquivístico nós temos o usuário. Que seria usuário? Aquele a que as instituições normalmente oferecem um determinado resgate. Vamos imaginar uma situação concreta agora, caro aluno. Imaginem, vocês, que vocês tenham feito um curso de graduação do país, aí na década de 60. Vocês já imaginaram se essa instituição não estivesse armazenado todo esse processo documental, ou seja, todo seu histórico, toda sua vida acadêmica durante aquele processo, o que aconteceria? Vamos imaginar que hoje a sua casa pegou fogo e você precisa de uma segunda via do seu diploma, do seu histórico escolar e você se dirigir-se à instituição na qual você se formou, tentando resgatar essa informação, que não existe mais porque porque a organização não arquivou devidamente essas informações. O que aconteceria então, caro aluno, com toda sua vida escolar? Se perderia e você passaria a ser uma pessoa que não tem um diploma. Veja a relevância que é nós trabalharmos como o processo de arquivologia é organizado dentro das organizações. Nós impactamos diretamente a vida das pessoas por meio desses documentos. Então, vejam, o documento é a fonte onde nós registramos as principais informações. Esse documento registra fenômenos ,ele registra fatos, ele registra a história da organização em si. Nesse documento nós trabalhamos com suporte e com formato. Muitas vezes o suporte é onde nós registramos a informação, ou seja, o papel ou o vídeo, ou basicamente a mídia eletrônica como esta que nós estamos gravando para vocês. Esse é o suporte da informação. O formato é a diagramação que nós iremos dar a essa informação. Na comunicação escrita, a diagramação será o conteúdo da aula da unidade 3, que é onde nós trabalhamos basicamente com diagramação. Aqui na nossa aula, nós precisamos entender a diferença entre esse suporte e esse formato que nós vamos dar no processo documental. Nós temos uma necessidade de resgatar essa informação no processo arquivístico porque nós podemos resolver problemas específicos das pessoas nas organizações. Todas as vezes que solicitarem um arquivo para você, uma informação que esteja num arquivo que esteja sob a sua responsabilidade, você não pode levar mais do que dois segundos para localizar essa informação. Se você levar mais do que dois segundos para localizar a informação no seu arquivo, no arquivo que está sob sua responsabilidade dentro da organização, então seu arquivo não está bem organizado. O arquivo, então, tem um processo único no Brasil de criação e de recepção desses documentos. Se o documento for isolado, ele perde seu valor histórico. Se ele estiver num conjunto de arquivamento, ele vai resgatar o seu valor histórico e muitas vezes o valor significativo, simbólico para a vida das pessoas. O arquivo, então, gente, não é um item isolado, ele é uma parte integrante do sistema da gestão da informação que trabalha com o fluxo e o reflexo. Simultaneamente, nós precisamos trabalhar com um arquivo de forma legal. No Brasil, a lei que rege os arquivos é a 8.159, de 91. Normalmente, se nós formos fazer um concurso público, no concurso público essa lei vai ser o carro-chefe de pelo menos oito questões. Digamos que a nossa prova específica de arquivos vá ter dezesseis questões. Oito questões serão baseadas na lei do arquivo público. Essa lei nós não precisamos decorar, mas nós precisamos ter uma cópia dela no nosso acervo documental, normalmente na nossa gaveta, na nossa agenda ou no próprio computador onde nós trabalhamos na organização. Todas as vezes que nós precisamos utilizar, ela tem que ser fonte de consulta. Ela trabalha especificamente com duas partes: com a gestão dos arquivos, ou seja, como é que eu vou proceder com a produção, com a tramitação, com o uso, com avaliação e com o arquivamento desse documento, seja ele de forma corrente ou intermediário, ou é inativo. Não arquivo morto. Jamais arquivo morto, é uma expressão utilizada na década de 40. Hoje nós utilizamos como arquivo ativo, dividido entre corrente e intermediário, e ativo inativo, onde vão ficar documentos acima de cinco anos da sua tramitação, chamado de guarda permanente. Então arquivologia, gente, é um ramo de ciência que se destina a estudar teorias, métodos e técnicas que nós vamos utilizar durante o processo arquivístico como um todo. Nós precisamos entender da arquivologia para saber tramitar, ou seja, o arquivo serve, como finalidade, promove cidadania, ele tem um resgate material e histórico, ele preserva as fontes históricas e auxilia para o desenvolvimento científico e tecnológico do país. Todas as vezes que eu preciso de uma informação, se eu tiver uma gestão de arquivos organizada, eu vou resgatar essa informação em tempo hábil e necessário. A função do arquivo, então, é conservar, preservar e disponibilizar e divulgar informação. Nós podemos ter um auxílio no processo decisório. Os profissionais que trabalham como profissionais meio das organizações, a função primordial deles é dominar o processo arquivístico. Então nós temos aí as principais características de um documento que compõem o arquivo: organicidade, unicidade, confiabilidade e autenticidade. Para entender um pouquinho mais essas características, eu sugiro que vocês olhem o material disponibilizado na unidade 2. Lá há uma explicitação bem detalhada sobre as características desse documento no arquivo. Então os documentos que compõem o arquivo se dividem em características. Então eles podem ter características de gênero, que são textual, cartográfico, audiovisual, micrográficos, digital e eletrônico. Nós podemos ter documentos considerados espécie, que são os atos normativos, enunciativos, assentamento, de correspondência, que nós estudaremos na unidade 3. Nós temos o tipo do documento que compõe o arquivo, que são a carta, o decreto. A natureza desse documento, que pode ser ostensiva ou sigilosa. Ostensiva quando várias pessoas podem ter acesso, sigilosa quando é direcionada para uma única pessoa ou nosso gestor dentro das organizações. E aí é importante que nós precisamos diferenciar o que é um documento eletrônico do que é um documento digital. Muitas vezes os gêneros textuais eles se aproximam. Sugiro que vocês leiam material constante na apostila de reforço da disciplina. Ss características principais do arquivo se dividem em: os arquivos podem ser públicos, abertos, como é o caso de bibliotecas, que são acervos documentais públicos. Nós podemos ter, no nosso caso, na universidade, nós temos o nosso arquivo histórico e é público. Qualquer pessoa que queira ter acesso, pode se dirigir e consultar o que está disponibilizado lá. Nós temos os arquivos que são institucionais, que se referem única e exclusivamente à instituição que nós atuamos. E podemos ter, por que não, os nossos arquivos pessoais. Normalmente num processo de estudos, principalmente da educação a distância, nós precisamos organizar nossos arquivos pessoais de forma que nós possamos dar conta de todas as atividades que são constantes na disciplina. Nós podemos considerar nossos arquivos como características de uso. Arquivos, documentos do arquivo que são correntes: arquivos que nós manuseamos todos os dias, documentos que nós temos acesso e manuseamos quase que constantemente; documentos intermediários, que nós vamos consultar uma vez a cada 15 dias, uma vez a 20 dias e por aí afora; e os de caráter permanente, ou seja documentos que nós não podemos eliminar das organizações, mas que nós temos que manter sob nossa guarda porque eventualmente pode ser que alguma pessoa do público externo ou do público interno possa ter necessidade de uso. Nós podemos ter o nosso arquivo dividido em setorial, ou seja, um setor que se responsabiliza por todo o arquivo de setores daquela organização, ou nós podemos ter um arquivo geral, ou central, onde toda a massa documental deste setor vai ser colocada nesse arquivo geral. Nós podemos ter arquivos que são especiais, ou especializados. Ou seja, de acordo com o que nós formos usar. E aí nós trazemos para vocês na aula uma tabela das diferenças entre a espécie documental, a função e a tipologia documental. Sugiro que vocês, alunos, deem uma olhadinha lá. Isso vai ser importante na hora de memorizar as informações. Lembre-se de não decorar: memorizar. Nós precisamos entender o processo arquivístico para, a partir daí, poder trabalhar de forma organizada com esse documento. Nós temos nos princípios arquivísticos três grandes leis que regem: proveniência, ou seja, de onde ele veio; a ordem original, o número; e a teoria das três idades: corrente, intermediário ou permanente. O nosso documento tem um ciclo vital. Ele vai do nosso arquivo corrente quando ele passa a não ter mais uso, para o intermediário, e na maioria das vezes, vai pro permanente. Qual deve ser a posição, então, do arquivo nas organizações? Uma posição de relevância, caro aluno. Nós precisamos saber que o arquivo está ali. Se ele não estiver bem organizado, nós não vamos conseguir trabalhar com a informação e localizá-la em menos de dois segundos. A gestão de arquivos, então, dentro de uma organização, se preocupa com todos esses fatores e somos nós, profissionais atuantes na área, que vamos nos preocupar com essa gestão de arquivos, e não nosso gestor, não o nosso diretor, não o nosso chefe. Normalmente o arquivo tem quatro a cinco fases. Nós temos o de produção, onde nós produzimos esse determinado tipo de comunicação. No nosso caso, a comunicação escrita. Nós temos elementos que compõem essa fase, mas o principal deles é o processo de elaboração documental. Nós temos a fase de utilização, ou seja, o fluxo pelo qual o documento vai percorrer, todo o trâmite burocrático na organização. Nós temos a fase de destinação, ou seja, para onde que eu vou mandar esse documento quando ele chega na minha mesa? Essa é uma grande pergunta. Que eu faço com isso? Eu rasgo? Jogo fora? Eu destino pro arquivo? Como é que eu faço? É justamente a fase de destinação é uma das principais fases que compõem a arquivologia. Nós precisamos entender para onde vai. Mas eu não consigo mandar ou destinar esse documento para o local certo se eu não conhecer a hierarquia da organização, se eu não conhecer as pessoas e os cargos dessa organização. Então, de nada adianta eu saber o que fazer com o documento, se eu não sei para onde vou destinar esse documento. A fase de protocolo, então, quem trabalha com isso, é responsável por entender para onde eu vou destinar. Normalmente, o protocolo de uma organização está na recepção. E aí nós costumamos dizer a recepcionista é só recepcionista. É aquele que vai tomar o café e vai atender telefone o dia inteiro. Normalmente o protocolo é o que dá o destino desse ciclo documental dentro das organizações. Quando chega até nós e nós vamos arquivar esse documento, nós precisamos entender os principais métodos de arquivamento existentes no país. E são vários. Eu pontuei alguns principais para vocês na disciplina. Nós temos o método mais utilizado geralmente, que é o alfabético, o geográfico, o numérico, o cronológico, dígito terminal e o por assunto. É uma pena que eu não tenha tempo disponível para explicar cada método passo a passo para vocês, mas eles existem e nós precisamos saber como utilizá-los dentro das organizações. A partir daí, nós começamos a classificação dos nossos documentos. Na tabela de temporalidade disposta pela pela lei de arquivos, nós temos formas, códigos, índices, que nós vamos usar para arquivar esse documento. Normalmente, um código de classificação facilita a divisão do documento em classe e subclasses. Eu explico um pouquinho essas subclasses pra vocês durante esse processo. Nós temos, então, que, como arquivistas, elaborar um plano de classificação, que é dividido normalmente por códigos. Esse plano de classificação vai se ampliando no decorrer da nossa trajetória. E nisso nós usamos a tabela de temporalidade. Importante lembrar, gente, a tabela de temporalidade é uma tabela criada para nós conservarmos o documento o maior tempo possível. Já aconteceu de eu chegar em organizações, auxiliar no processo de organização do arquivo, eu encontrar até panfleto de propaganda política da década de 80, jogado dentro do arquivo. Ou seja, é preciso manter panfleto de propaganda política arquivado no processo arquivístico? Depende: se eu for um partido político, provavelmente eu precise resgatar os dados da campanha da década de 80. Agora, se eu for uma organização pública, não há necessidade de manter um panfleto político. As pessoas têm muito problema com isso. Elas não sabem o que arquivar e o que podem descartar. A tabela de temporalidade nos auxilia nisso. Nós vamos olhar lá documentos que ficam arquivados por 5, 10, 15, a vida inteira, 15 anos, 10 anos. 15 anos normalmente é uma vida inteira. Ou documentos que nós vamos ter nosso arquivo apenas por seis meses. E a tabela nos dá essa liberdade de descartarmos ou de arquivarmos conforme a necessidade. A tabela de temporalidade vai trabalhar com alguns parâmetros, com os documentos, e aí nós temos, eu gosto sempre de pontuar, alguns arquivos que nós trabalhamos dentro das organizações. Então vocês podem ver que eu pus uma foto num slide. É um arquivo ativo antes de ser organizado e sistematizado. Vejam como ele ficou depois. Então nós temos aí a nítida diferença do que é um profissional empenhado em atuar na área de arquivos. Nós temos também um exemplo de um arquivo inativo antes. Isso é que era do caso concreto de uma seguradora com apólices de seguro que a gente não pode descartar, jogados todos dentro de uma sala, junto com computadores, materiais altamente perecíveis, que podem pegar fogo a qualquer momento. E aí esse arquivo ficou antes e daí depois do processo arquivístico organizado. Vejam, a gente quase não acredita que seja o mesmo arquivo. Nós temos também um outro arquivo inativo. Antes, vocês podem perceber pela foto, pessoal, que tem lixo, tem papel, tem cortina, tem luz, tem mosquito, tem tudo vocês possam imaginar esse arquivo, menos como as pastas deveriam estar dispostas. Então vocês não imaginam como estava esta documentação dentro da organização deste processo. E aí nós temos um arquivo depois. Vejam que lindo, o mesmo arquivo organizado, já com a cortina solta para arejar, com iluminação, com os papéis separados, com o devido descarte e andamento necessários. Então, pessoal, acredito que vocês possam fazer uso das noções arquivísticas que estão disponíveis na disciplina e qualquer dúvida estou à disposição, seja pelo sistema moodle ou seja pelo meu email. E aí, com um momento na webconferência, nós poderemos tirar mais dúvidas sobre esse assunto. Muito obrigada!.
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